O sistema possui um número grande de funcionalidades, aqui vamos descrever com um pouco mais de detalhes cada uma delas.
Dados do Psicólogo
Neste cadastro você deverá cadastrar suas informações de Psicólogo, nesta etapa as validações são menores, dando liberdade para cadastrar as informações como desejar.
Após salvar os dados, você deverá clicar na próxima aba “2 – Preferências”, para seguir para os próximos cadastros.
Obs. Para o campo “Assinatura Digitalizada”, você deve fazer o upload de uma foto de preferência sem fundo ou fundo branco com a sua assinatura. A mesma será utilizada para impressão nos relatórios. Caso ela fique em branco os relatórios serão gerados sem assinatura.
Este será um dos cadastros mais importantes do sistema, onde você irá parametrizar como o mesmo irá se comportar, ele já virá com algumas configurações pré-definidas.
Regra para permitir que seja salvo apenas CPF válidos para os pacientes. Obs. O sistema sempre irá informar se um CPF é válido ou inválido.
Informa que o e-mail do paciente é obrigatório no cadastro.
Informa que o telefone do paciente é obrigatório no cadastro.
Não permitir choque de agenda.
Bloqueia o cadastro de uma consulta em uma data e horário caso o mesmo já esteja ocupado.
Obs. O sistema irá sempre avisar independente desta regra que já existe outra consulta no mesmo horário.
Não permite agendar uma consulta anterior a data atual pois a mesma já entraria no sistema como atrasado.
Caso queira cadastrar consultas antigas, você pode desmarcar essa opção e cadastrá-las.
Não permite agendar consultas aos sábados, desmarque essa opção para liberar a agenda aos sábados.
Não permite agendar consultas aos domingos, desmarque essa opção para liberar a agenda aos domingos.
Caso uma consulta já tenha sido paga o sistema bloqueia a exclusão da mesma, pois caso for excluída terá impacto direito nos relatórios financeiros.
Configuração utilizada na tela cadastro de agendamento. No cadastro de pacientes existe um campo de “Valor da Consulta”, caso o mesmo esteja preenchido e essa configuração estivar ativada, o sistema no momento em que for calcular o valor da consulta, ele busca a informação do cadastro do paciente e não do cadastro do tipo de atendimento. Caso o valor por paciente estiver 0, então será utilizado o valor do tipo de atendimento selecionado.
Valor utilizado para calcular a data de vencimento da consulta realizada. Você deve informal qual o dia útil do mês subsequente para calcular a data do vencimento.
Caso não queira utilizar esse cálculo, no cadastro do agendamento você deverá alterar o campo “Data de Vencimento” para a data em que o paciente irá realizar o pagamento.
Ao logar no sistema, você deve informar o CPF do psicólogo e sua senha, com essa configuração ativada o CPF já virá preenchido automaticamente.
Caso você possua um logotipo, pode ser exibido no aplicativo, basta clicar 2x na imagem “No Image”, que irá aparecer a caixa de seleção de imagem. Após clique em “Adicionar”, selecione o arquivo e pronto. O seu logo irá exibir do lado superior esquerdo do sistema.
Para excluir a imagem, basta clicar 2x na imagem desejada e clicar em “remover”.
Para os relatórios que são enviados para paciente, contador, etc. Você possui a opção para o campo de sua assinatura já vir preenchida com as informações de seu carimbo, contendo o seu Nome, Profissão e CRP. A sua assinatura digitalizada só será impressa se a mesma estiver cadastrada nas informações do psicólogo.
Para os relatórios financeiros, os dados exibidos nos gráficos são baseados nessa quantidade de meses definida neste campo, o sistema irá considerar os próximos 12 meses para o cálculo.
Caso você possua um logotipo, o mesmo será incluído no relatório, basta clicar 2x na imagem “No Image”, que irá aparecer a caixa de seleção de imagem. Após clique em
“Adicionar”, selecione o arquivo e pronto. O seu logo irá exibir do lado superior esquerdo do sistema.
Para excluir a imagem, basta clicar 2x na imagem desejada e clicar em “remover”.
Obs. Por questões de histórico não é permitido a exclusão, mas você pode inativar que o mesmo que não irá aparecer quando for cadastrar um novo atendimento.
Horário de Atendimento
Você deverá definir quais são os horários em quem você atende os pacientes, essa informação pode ser alterada posteriormente.
Obs. Por questões de histórico não é permitido a exclusão, mas você pode inativar que o mesmo que não irá aparecer quando for cadastrar um novo atendimento.
Você deverá definir quais são as formas de recebimento de valores em que você trabalha, essa informação pode ser alterada posteriormente.
Obs. Por questões de histórico não é permitido a exclusão, mas você pode inativar que o mesmo que não irá aparecer quando for cadastrar um novo atendimento.
Após concluir o primeiro cadastro você deve clicar em “Fechar”, o sistema irá informar que deverá ser fechado, para que abra corretamente na próxima execução.
Lembre-se, agora você deverá sempre informar a senha que foi previamente definida.
Login e Tela Inicial
Ao abrir o sistema o mesmo irá pedir o seu CPF e Senha conforme a imagem abaixo:
Caso você erre a senha, o sistema irá te dar a opção de recuperar a mesma, e irá apresentar a mensagem abaixo:
Obs. O e-email a ser enviado, será o cadastrado no sistema anteriormente.
Tela Inicial / Home
Nesta tela incial do sistema você tem uma visão geral de sua agenda e como está a organização do seu dia anterior, atual e o próximo dia.
Você também encontra atalhos para as principais funções do sistema, como cadastrar novo paciente, novo atendimento, receber um pagamento e acessar o calendário completo com todas as suas consultas.
Ainda possui um “card”, com os aniversariantes, do dia anterior, atual e do dia seguinte. Clique duplo no nome dele, para abrir o cadastro de pacientes.
Na lateral esquerda temos o menu do sistema com acesso a todos os módulos, vamos nos
referir a ele como “Menu”.
Para acessar o cadastro de pacientes acesse pelo Menu o botão “Pacientes”, você será direcionado para “Pesquisa de Pacientes”.
Para pesquisar um paciente, você deve digitar qualquer parte do Nome, E-mail ou CPF do
paciente, apertar “Enter” ou “TAB” para efetuar a pesquisa.
Você ainda pode filtrar por pacientes Situação (Ativo, Inativo ou Todos), e ordenar os dados de acordo com o Nome ou Data de Atualização."
Se você clicar 2x no telefone do paciente você será direcionado para o “WhatsApp” web para
iniciar uma conversar com ele.
O botão “Novo Paciente”, leva para o cadastro de um novo paciente, conforme o item abaixo.
Para cadastrar um paciente, você deve clicar no botão “Novo paciente” que está na tela de pesquisa de pacientes ou na tela inicial .
O sistema irá validar todas as informações conforme parametrizado nas prefências do sistema.
Após cadastrar as informações básicas o sistema irá disponibilizar o cadastro das informações / Anamnese:
Dados que serão preenchidos, todos eles são opcionais:
Queixa principal
Queixas secundárias
Hipótese Diagnóstica
Acompanhamento Psiquiátrico
Histórico de Saúde (geral)
Histórico Familiar
Contexto de vida
Alvos do Tratamento
Principais cognições, regras e pensamentos problemáticos
Principais Emoções
Comportamentos
Plano de Tratamento
Caso seja informado que o paciente possui acompanhamento psiquiátrico, será aberta uma nova aba específica para essas informações conforme tela:
Caso não tenha uma informação que você precise, podemos customizar conforme a sua necessidade.
Para cadastar um novo atendimento/consulta você deve ter cadastrado anteriormente um paciente e ter feito as configurações iniciais.
O cadastro pode ser acessado pela tela inicial clicando no botão “Novo Atendimento”, onde será aberto o formulário abaixo:
Após selecionar o paciente o sistema irá carregar os dados dele, e se ele possuir foto, a mesma será exibida.
Ao selecionar a data de atendimento o sistema irá propor o próximo horário disponível para aquela data, porém caso queira trocar, o sistema irá listar os horários possíveis e com suas respectivas situações conforme abaixo:
Caso você queira também é possível programar uma agenda recorrente para esse paciente clicando no ícone:
Após clicar irá exibir uma opção para selecionar a data de término, e o sistema irá criar uma agenda para todos os dias da semana no horário selecionado, conforme abaixo:
Ao salvar um atendimento com recorrência a mensagem de confirmação irá aparecer:
Valor da Consulta: O sistema irá calcular o valor da consulta conforme parametrizado no sistema, primeiramente irá buscar com base no valor do tipo de serviço previamente cadastrado. E caso o sistema estiver com a parametrização para buscar o valor por paciente, ele irá buscar o valor que está cadastrado no cadastro do paciente.
Data de Vencimento: O sistema colocará automaticamente o valor de vencimento para o próximo mês, e no dia útil que foi parametrizado anteriormente, por padrão é o 5º dia útil.
Caso queira é possivel mudar essa data neste momento que está fazendo o cadastro, ou posteriormente alterando o mesmo.
Situação: Os atendimentos/ consultas possuem as seguintes situações:
Quando um atendimento já está realizado e pago, o sistema irá disponibilizar as informações de pagamento do paciente:
Caso queira é possível corrigir essa informação nesse momento.
Há 2 formas de encontar um atendimento, na tela inicial, você encontrará os atendimentos mais recentes que estão na sua agenda, basta clicar 2x no nome do paciente que o atendimento seleciondo será exibido.
Outra forma é para pesquisar um atendimento, primeiro deve ser acessado e encontrado o paciente desejado pelo pesquisa de pacientes, no menu “Pacientes”, e depois clicando no ícone dos atendimentos: 
Caso o paciente não possua nenhuma consulta o sistema irá informar e perguntar se deseja criar uma neste momento, caso contrário o sistema irá exibir a tela de atendimentos abaixo:
Por padrão o sistema irá trazer selecionados os atendimentos do Ano/Mês Atual, com todas as situações possíveis. Clique no ícone 
Clique no ícone para excluir um atendimento.
É possível filtrar as consultas de acordo com os filtros pelos campos Ano, Mês, Situação do Atendimento e Situação Financeira.
Neste momento é possível emitir o relatório: “Relatório Atendimento”, o mesmo irá utilizar o filtro selecionado da tela, e irá apresentar todas as consultas realizadas pelo paciente com as informações de atendimento para que possa ser feita uma análise evolutiva do tratamento.
Para imprimir ou salvar como pdf, utilize o atalho “Ctrl+P” para abrir as configurações de impressão.
Para acessar o calendário completo de suas consultas, basta ir na tela Inicial / Home, do lado superior direito temos o botão: “Calendário Completo” .
Para registrar o recebimento de valores e baixar as consulta dos pacientes como pago, basta acessar o botão “Receber Pagamento”, o mesmo é encontrado na tela inicial ou na tela de “Pesquisa de Atendimentos”.
Basta informar o paciente, a forma de pagamento, a data de pagamento e valor, que o sistema cuida de tudo para você, ele irá encontrar as consultas em aberto e irá baixar o valor pago com a data de pagamento.
Caso queira alterar alguma informação dos valores recebidos, após o cadastro a correção é feita pontual, dentro de cada consulta do paciente em questão.
Caso o paciente possua um saldo sobrando o sistema irá te perguntar se deseja utilizar esse saldo:
O sistema irá utilizar o saldo mais o valor que acabou de ser informado para compor o valor total que será utilizado para baixar os valores em aberto.
O sistema possui uma área específica para relatórios, basta acessar no menu o item “Relatórios”, e todos eles serão gerados dentro do próprio access, e para salvar em pdf ou imprimir basta pressionar as teclas de atalho do windows para imprimir. (ctrl +p ). Escolher a impressora para imprimir, ou utilize a opção de impressão “Microsoft Print to PDF”.
O sistema possui um recibo para pacientes, que pode ser utilizado como comprovante de pagamento, e até como uma declaração de pagamentos para o Imposto de Renda.
Preencha os filtros acima, e clique em Gerar Recibo, o sistema irá gerar o documento abaixo:
O sistema possui dois relatórios gerais “Relatório de Consultas” e o “Relatório de Pagamentos”.
Os filtros aplicáveis são: Ano, Mês, Situação Financeira e Forma de Pagamento.
O sistema oferece relatórios gerenciais com visão de como estão os seus pacientes conforme abaixo:
O sistema oferece relatórios gerenciais com visão de como estão os seus atendimentos, e que são divididos em 3 partes, visão geral, fluxo de caixa e ticket médio conforme falaremos a seguir:
Visualização geral de todo o seu banco de dados referente a todos os atendimentos realizados.
Informações gráficas com os valores recebidos e a receber, durante o período que foi parametrizado nas configurações financeiras (Padrão 12 meses).
Ticket Médio
Saiba o valor médio que está sendo cobrado mês a mês em suas consultas.
Dados do Psicólogo
Os dados do psicólogo é acessado pelo menu no item “Dados Psicólogo”.
Aqui você encontra o cadastro que foi feito nos primeiros passos.
Maiores detalhes veja os itens: 4.1. Dados do Psicólogo
As configurações/preferências do sistema é acessado pelo menu “Configurações”.
Aqui você encontra o cadastro que foi feito nos primeiros passos.
Maiores detalhes veja os itens: 4.2. Preferências e Configurações
O sistema permite importar dados a partir de uma planilha conforme modelo disponibilizado pelo sistema.
Há também a opção de “Limpar os dados de consultas”, esta ação irá limpar todas as informações de consultas que estiverem na base, isso é indicado caso precise se organizar melhor, ter por exemplo um arquivo por ano, etc. Antes de fazer isso é importante ter um backup do sistema antes.
Para fazer o Backup, basta salvar uma cópia do arquivo “.accde”.
O sistema possui uma ajuda dentro do menu “Ajuda e Suporte”, onde você pode tirar algumas dúvidas de forma rápida.
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